Аудит кадрового делопроизводства
Цель аудита – оценка состояния кадрового делопроизводства и экспертиза локальных нормативных актов Компании, содержащих нормы трудового права и регламентирующих работу с персоналом, выявление нарушений в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровой документации и подготовка рекомендаций по дальнейшей работе кадровой службы Компании.
Работы по проведению аудита кадрового делопроизводства могут быть проведены по одному из представленных ниже вариантов:
- Базовый аудит;
- Стандартный аудит;
- Расширенный комплексный аудит.
1 Вариант. «Базовый аудит КДП»
Данный вариант предполагает проведение аудита кадрового делопроизводства и экспертизу локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права с предоставлением экспертного заключения с рекомендациями по исправлению типичных ошибок и устранению наиболее серьезных нарушений в кадровых документах.
По данному варианту выполняются следующие работы:
1) проведение сверки документов, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации;
2) формирование Таблицы сверки обязательных документов, содержащей информацию об отсутствующих документах, о документах, требующих внесения изменений и дополнений, о документах, не нуждающихся в корректировке.
3) проведение аудита кадровой документации на предмет соответствия требованиям трудового законодательства Российской Федерации:
- оценка правильности оформления кадровой документации, наличие которых обязательно в соответствии с требованиями трудового законодательства Российской Федерации;
- оценка соблюдения правил хранения и систематизации кадровых документов Компании;
- оценка правильности оформления всех остальных кадровых документов и экспертиза локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права.
Результатом работы по данному варианту будет являться экспертное заключение по результатам аудита, содержащее:
1) перечень выявленных нарушений в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровых документов с указанием наиболее типичных ошибок и нарушений;
2) таблица сверки обязательных документов, содержащей информацию об отсутствующих документах, о документах, требующих внесения изменений и дополнений, о документах, не нуждающихся в корректировке;
3) оценка соответствия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, требованиям трудового законодательства Российской Федерации и рекомендации по внесению изменений;
4) рекомендации по исправлению наиболее типичных ошибок и устранению нарушений в кадровом делопроизводстве и его восстановлению и дальнейшей организации работы кадровой службы Компании.
2 Вариант. «Стандартный аудит КДП»
По данному варианту выполняются работы, включенные в Вариант «Базовый аудит», а также проводится экспертиза всех представленных локальных нормативных актов Компании, регламентирующих работу с персоналом.
Результатом работы по данному варианту будет являться экспертное заключение по результатам аудита, содержащее:
1) перечень выявленных нарушений в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровых документов с указанием наиболее типичных ошибок и нарушений;
2) таблица сверки обязательных документов, содержащей информацию об отсутствующих документах, о документах, требующих внесения изменений и дополнений, о документах, не нуждающихся в корректировке;
3) оценка соответствия всех локальных нормативных актов требованиям трудового законодательства Российской Федерации и кадровой политики Компании и рекомендации по внесению изменений;
4) рекомендации по исправлению наиболее типичных ошибок, устранению нарушений в кадровом делопроизводстве и его восстановлению и дальнейшей организации работы кадровой службы.
3 Вариант. «Расширенный комплексный аудит КДП»
По данному варианту выполняются работы, включенные в Вариант «Стандартный аудит», а также:
1) формирование перечня неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений;
2) подготовка шаблонов типовых документов, относящихся к кадровому делопроизводству, и инструкции по ведению кадрового делопроизводства, адаптированную под специфику Компании.
Результатом работы по данному варианту будет являться экспертное заключение по результатам аудита, шаблоны типовых документов по кадровому делопроизводству и инструкцию по ведению кадрового делопроизводства, адаптированную под специфику Компании.
Экспертное заключение по результатам аудита будет содержать:
1) перечень выявленных нарушений в комплектности, оформлении, хранении и систематизации кадровых документов, с указанием всех обнаруженных ошибок и нарушений по каждому работнику;
2) рекомендаций по исправлению всех обнаруженных ошибок, устранению нарушений в кадровом делопроизводстве и его восстановлению и дальнейшей организации работы кадровой службы;
3) оценку соответствия всех локальных нормативных актов требованиям трудового законодательства Российской Федерации и кадровой политики Компании и рекомендации по внесению изменений;
4) перечень неблагоприятных последствий, которые могут возникнуть в случае неустранения выявленных нарушений (размер штрафа по каждому нарушению, приблизительная сумма иска в случае обращения работника в суд).